用Power Automate进行时间管理

这几天微软在开中国区的Ignite大会，和全球的内容差别不大，Satya分享了下一代云计算技术创新的五个要素：

1，去中心化的普适计算（Ubiquitous and decentralized computing）。我们已经来到了计算中心化的顶点，未来各种边缘和端的计算将会快速发展。

2，主权数据和环境智能（Sovereign data and ambient intelligence）。随着数据管理的越来越严格，会出现大量新的算法和模型推动业务模式的发展。代码驱动的流程将会改变为通过数据学习产生的流程。

3，无处不在的创造者和技术社区（Empowered creators and communities everywhere）。消费和创造会出现新的平衡，创新会变得更加全民化，而不仅仅是软件工程师编写代码。

4，为全球劳动者扩展经济机会（Economic opportunity for the global workforce）。形成工作，技能，学习和资质认证的闭环，让每个人都取得进步。

5，从设计源头上确保信任（Trust by design）。帮助相关客户，供应商，渠道也取得成功，而不是和他们竞争。

我们可以通过这五个要素来实现技术强度，并实现竞争优势。微软的云就是通过这五个方面，帮助企业提高生产率和效率，加速转型走向更美好的未来。大家如果有兴趣的话可以去观看回放。https://ignitechina.microsoft.com/

在各种新技术和新产品里，我比较关注的依然是提高效率的问题。时间管理是个老生常谈的内容，有的人非常清楚自己的目标，能够朝着实现目标努力而不浪费任何时间。有的人嘴上说要抓紧时间，可在行动上就是无法专一，各种摇摆，最终导致时间管理失败。作为技术的拥簇者，我想聊聊用微软的新工具Power Automate来进行时间管理，提高效率的2个小实例。

时间管理

在进入具体细节之前，我要先聊聊文化对时间管理的影响。不同文化看待时间的不同观点会影响时间管理的思路。按照Richard Lewis的文章《不同文化如何理解时间》^[1]里的观点，美国和大部分北欧国家的人把时间看成线性的，一次只做一件事情用于提高效率，这被称为线性时间观(Linear Time)。而像西班牙，意大利这种国家的人认为一次完成的活动和任务越多越好，这样有助于提高幸福感。这种多线程处理任务的观点，被称为多活跃时间观(Multi-Active Time)。而像我们东方人，比较喜欢的是周期性的时间观(Cyclic Time)，时间不会被浪费，正确完成任务比抓紧时间更为重要，所以在按照计划行事之前，会花更多的时间思考决策和影响。比如我们认为“三十年河东三十年河西”，时间总是在不断循环轮回等等。

关于具体的时间管理的方法是铺天盖地，简单列举几个：

1. ABCD分析法：把事情分成重要紧急（A），重要不紧急（B），不重要紧急（C）和不重要不紧急（D），从A开始做到D。

2. 帕累托方法：把80%的工作放在20%的时间里完成，20%的任务用80%的时间完成。

3. 波塞克方法(POSEC)：定义目标和时间优先级，组织一定要完成的事项（家庭和财务），定义不喜欢做但是必须做的事情（工作或家务），融合应该做但是不紧急的事（消遣和社交），最后关注能有所作为的事（社会责任）。从低到高正好满足马斯洛五个需求层次。

另外还有什么番茄工作法，高效能人士的七个习惯啥的，早已被归类成大众鸡汤文章。说得都对，就是做不到，能做到就不用看这个了。如果想看这类书籍，去樊登读书里找，大把大把的有。

时间管理其实是一种选择。不管别人怎么洗你的脑或者灌鸡汤，只要记住用各种方法提高实现目标的效率就可以了。不用太在意那些乱七八糟的方法，只要确定把时间放在认为有价值的地方就对了。如果你的目标是打王者荣耀打到全省或者全国第一，就算你天天打王者荣耀，也是有效的时间管理。时间管理本质上就是文化和价值观的体现，是对人生意义的选择。

好了不能越扯越远了，作为一个每天在计算机前工作时间超过12个小时的码农，我特别喜欢用自动化的方式来提高我的工作效率，无论是日常的工作还是和他人沟通。也就是能自动的一定不手工干，符合我能坐着不站着，能躺着不做着的性格。

Power Automate

微软在这次Ignite上又更新了Power Automate Desktop，也就是微软的机器人流程自动化（RPA）编辑工具，可以联合Office 365里的Power Automate平台，实现更多自动化的功能。关键在Windows 10上还是免费的，不知道是不是要跟MacOS上的Automator还有其他的RPA工具竞争。

和我开会

我用Power Automate最频繁的一个例子就是：“和我开会”,节约了大量的无效沟通时间。由于外部客户，内部和各子公司的同事不是都有使用日程表管理时间的习惯，而且系统也不一致，所以时不时有人问我有没有空要开会就成了一个非常令我讨厌的事情，毕竟工作到一半有人打断我来问我某天几点有没有空会极度影响我的专注工作效率，所以我用Microsoft Forms + Power Automate实现了自动的开会申请的流程。

首先，通过Office 365的Outlook配置里向Internet发布我的日历。

然后在Microsoft Forms里创建一个申请和我开会的表单，并附上共享的日历连接，供开会人选择我空闲的时间，并输入相应的内容和信息：

第三步是在Power Automate里创建工作流，当这个表单有新的回复时，根据表单里提交的时间，检查我当前日程表是否空闲，然后创建一个审批给我自己。如果我愿意和对方开会，那么点击同意，这样会自动发送会议邀请给对方预留的信箱，如果拒绝，那么发邮件通知对方我拒绝开会。

托微软Office 365的福，我现在可以直接在Teams，Outlook，Power Apps里面，通过电脑，手机随时批准或拒绝会议的请求，从而大大降低了沟通的成本。

创建报告

其实我是很少需要写什么报告的，毕竟我相信自己还算是个自驱的人，用报告这种东西来管理自驱的人只会影响幸福感和满意度，会导致工作效率和工作意愿下降。当然对非自驱的人而言，报告这种东西可以作为某种监督的方式存在，所以一刀切这种事情肯定是吃力不讨好。

不过既然要生成报告，码农显然也是有办法的，毕竟世界是由懒人推动的，Power Automate Desktop可以自动从多个源捕获数据，并将其应用到任意的格式和文件类型的报告中。

我需要从Outlook的日历表获取日程，通过纷享销客的CRM系统以及内部OA系统获得综合性的数据，按照销售，经营和工作情况匹配到相应的报告中。其中OA系统使用的是ASP.NET 2.0开发的WebForm，需要打开IE的兼容模式才能使用，还必须通过内网VPN连接才能访问，这个难受得。难怪微软在Ignite上推出了Microsoft Viva，用来提高员工的满意度和幸福感，员工对系统和平台的满意度会影响员工的体验，尤其是有创造力员工的体验。如果总让我来处理这些老旧的系统，不知道得浪费多少时间，问候多少遍IT。

我可以通过录制的方式，可以直接把需要的操作录制下来，抓取我需要的所有数据并填入到相应的表单中，这样可以减轻大量的重复工作，我又回忆起当年刚进微软的时候用UIAutomation写界面自动化测试的场景了。

在Power Automate里创建一个桌面流，用一台角落里的电脑每天处理我日常的工作，并自动发送邮件到信箱里，这样我就可以有更多的时间和人聊八卦。

Power Automate Desktop当前还只是预览，现在只是一个简单的桌面自动化工具，只支持Windows 10。MacOS里也有自动操作Automator可以实现类似功能。当然如果你会写点代码，可以用微软推出的Power Fx或者AppleScript实现更强的功能，进一步提高工作效率。当然脚本语言跟完整的程序语言还是有差距，要实现Satya提到的技术民主化和全民化，只要大家能熟练掌握一些脚本，使用Power这种低代码开发平台也就够了。

技术本身只是次要的，关键还是文化。如果我们通过技术手段提高了工作效率，但是目标不清晰，方向经常变的话，依然是失败的时间管理。当然，有工具总比没工具好，目测Power Automate应该能帮助实现更多时间管理的功能，让我有更多时间做重要但不紧急的事情。