总体要求：进馆档案应当保持全宗的完整性，一个立档单位形成的各种门类、各种载体形态的档案作为一个整体，不得割裂分散。全宗内所有文件材料应收集齐全，分类科学，整理规范。
档号编制要求：2023年整理各门类、各载体档案，档号编制执行2022年实施的《档案编制规则》（DA / T 13—2022），未编制档号的档案均按新标准执行，已编制档号的档案不再重新编制，进馆时仍执行当时标准。
（一）文书档案。
1、按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）和《机关档案文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《纸质归档文件装订规范》（DA/T 69-2018）执行。历年未整理的档案均按新标准执行，已按老《标准》整理完毕的档案不再重新整理，进馆时仍执行老标准。
2、涉密档案的整理按照《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）的要求单独进行整理编号，档号编制采用“全宗号-WS·涉密代码(SM)·年度·保管期限-件号”编制，目录编制参见（附件1）。
涉密档案的秘密变更和解密工作，按照山东省档案局、山东省国家保密局鲁档发〔2017〕16号文件《关于在全省档案部门做好涉密档案秘密变更和解密清理工作的通知》要求执行。
3、进馆档案按照“增量电子化”要求，纸质档案进行数字化扫描形成电子档案，纸质档案和数字化电子档案同时进馆。
4、办公自动化系统形成的电子档案可离线移交或与市档案馆“馆室一体化系统”对接后在线移交。
5、齐全完整
着重检查以下材料是否归档：业务上级的文件、本机关各部门形成的反映本单位职能活动的材料、会议材料、统计材料（包括党员、干部、劳资、业务、会计预算报告和工会、老干部、团的工作形成的统计报表）、介绍信及存根（包括党组织关系、行政关系、工资关系介绍信及存根）、出版物、简报、信息等。
6、 整理规范
（1）以“卷”为单位整理的文书档案
A、卷内文件目录：需用耐久材料书写或计算机打印。责任者、文号、题名、日期、页号等项目填写应完整、准确，项目内容不明确的应考证清楚后填写。
①责任者：全称或通用简称。
②文号：包括发文代字、发文年度、发文序号。
③题名：完整、准确，没有题名或不能反映文件内容应另行编写，用“[]”括起。
④日期：“年月日”填写完整，如19871021
B、页号编写：卷内材料应在有文字的每页材料正面右上角、反面左上角用铅笔阿拉伯数字编写页号。
C、卷内备考表：卷尾应附上卷内备考表（备考表印在封底可不再另附），填写需要说明的问题和立卷人、检查人、立卷时间。
D、案卷封面：项目填写需用耐久材料以毛笔或钢笔书写准确、规范，字迹工整清晰。
①全宗名称栏目用手填写立档单位全称或盖章（耐久红印章）；
②类别栏目暂空；
③案卷题名：要简明、确切地概括卷内文件的内容，一般包括责任者、问题、名称三部分，字数一般不超过50个汉字；
④起止年月：用阿拉伯数字填写。
⑤件数、页数用阿拉伯数字填写。
⑥归档号：不填写。
⑦封面右下角档号栏目：全宗号、目录号、案卷号用阿拉伯数字填写，如没有上述项目需要刻章盖上填写，全宗号为四位数字标识，目录号和案卷号为三位数字标识。
E、案卷脊背：案卷脊背上的全宗号、目录号、年度一律使用中文数字填写或加盖，案卷号使用印刷卷号贴纸进行粘贴。
F、案卷装订：案卷采用“三孔一线”方法装订，左齐下齐；16开和A4混合可左下齐。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。卷内应剔除易锈蚀的金属物。
G、案卷编号：永久、长期分别从“001”开始编制，每个期限满999卷另外设置目录号，一个全宗内目录号不得重复，目录号设置标识为3位阿拉伯数字001、002、003等。
H、档号：采用全宗号-目录号-案卷号格式。
档号示例：0015-001-001
（2）以“件”为单位整理的文书档案
A、档案盒：统一使用档案行政管理部门监制的符合国家标准的无酸档案盒。
B、档案盒封面：刻章（使用耐久红印台）或手写将立档单位名称（全称或通用简称）盖在或写在档案盒封面双横线上方，如果手写，要求使用耐久材料书写工整，字迹为黑色且清晰。
C、档案盒盒脊：项目填写需用红色印泥盖章或用耐久材料书写准确、规范，字迹工整清晰。其中全宗号、年度、起止件号用阿拉伯数字自左至右填写；保管期限永久、长期用汉字填写，30年用阿拉伯数字；盒号用铅笔一个保管期限内或一个保管期限一个年度内用阿拉伯数字编写一个流水号。
D、文件装订：归档文件材料应以“件”为单位进行装订，装订采用“不锈钢钉书钉装钉”或“三孔一线装订”方法：
“不锈钢钉书钉装订”应在归档文件左侧两钉装订，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各7cm为宜。
“三孔一线装订”采取挤压式打孔。打孔前先用夹子固定文件右侧，确定孔距后用锥子或三孔一线打孔机打孔。三孔之间的距离，竖版文件以8cm~10cm为宜，横版文件以6cm~8cm为宜。三孔与文件左侧距离不少于1.5cm。穿线时，先将装订绳对折，将两个绳头并齐后从文件背面穿入中间孔，再将绳头分别向下穿入两边的孔中，并从由装订绳对折形成的圈中交叉穿过，用力拉紧两个绳头，使装订绳紧缚文件，再将两个绳头在中间孔处打结。
装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。
E、归档章：归档章一般盖在归档文件首页上端的空白居中位置，用红色印泥盖章，填写应当符合《归档文件整理规则》要求。
F、备考表：每一个档案盒末都有备考表，填写盒内归档文件需要说明的情况和整理人、检查人、日期(应据实填写)。
G、分类：一般采用年度-保管期限二级分类方法
F、档号：一般采用全宗号-档案门类代码·年度·保管期限-件号格式。
档号示例：0010-WS·2002·Y（D30）-0001
