独家解读 | Forrester 趋势报告《文档的未来》

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‍‍‍‍‍‍‍文档的过去、现在和未来大致可划分为从纸质，到电子，再到数字三个阶段。从纸质到电子充满了拟物的设计，例如 Windows 的文件夹图标，它真的就是一个文件夹，保存按钮的图标竟然是一张软盘，然而在 2022 年的当下，我们谁的电脑还能再插入一张软盘呢？拟物是一把双刃剑，好处是便于理解，但当这些被拟的“物”消失了的时候，就很难通过这些图标快速理解背后代表的概念了。

谈到文档的未来，我们有必要突破基于纸质和 Word 的思维定势和认知的局限，用创造性的思维重新审视文档未来的创建、管理、和发布方式。

过去十年是一个过渡时期。内容创作者必须注意那些将塑造文档未来的信号。如今，这些信号在工作中随处可见，但内容创作者的习惯尚未改变，原因主要有：

新的创作和协作功能早已出现，但仍存在很多局限性。2000 年代中期推出的云端生产力工具，如 Google Docs 和 Google Sheets，模糊了创作和协作之间的界限。在线文档可以从第一个字开始共享，允许多个作者同时处理文档。但十多年过去了，用户仍需导出或转换文档，以便在传统的、以文件夹为中心的文档管理系统中存储这些文档。

尽管数十年来，用户和应用程序创造了海量的数字信息，但他们仍然在页面中放置内容，用标签描述内容，将其存储在文件夹和文档库中，并通过点击垃圾桶将其删除。我们的“保存”按钮是以软盘图标的原型设计的——尽管整整一代人在成长过程中都没有接触过“软盘”这种设备。

PDF 等静态格式通常用于交付常见的内容类型，如发票、采购订单或其他交易记录。人们往往需要采用复杂且昂贵的技术将数据从静态文档中提取出来。数据提取工具只能解决表层的文档创建问题，而非根本原因。

供应商的创新和用户的需求为变革奠定了基础。创作工具正在转向云端；用户逐渐认识到文档格式与其预期用途之间的不匹配；自动化、人工智能和机器学习前期在文档理解和分类方面的成功揭示了现有方法的缺陷。Forrester 预计，公司将需要五到七年时间接受挑战，采取行动重塑文档创作和分发。Forrester 预计，以下领域将发生根本性变化：

2020 年，内容创建者习惯于创作工具中的自动更正、语法检查和输入提示。然而，人工智能创作是一个新兴领域，将在不久的将来影响文档创作。如今，人工智能已经在撰写新闻和体育文章，特别是基于数据的文章。实验性的深度学习算法已经在部分文本生成应用程序中成功进行了有效输出。

用于自动化流程的文档需要包含结构化数据。文档创建者必须采取由外而内的方法，采用 JSON 等数据丰富的格式，而不是 PDF 等惰性格式。如今，文档接收方使用智能文档提取平台（IDEP等）来分离文档并提取数据块，如使用 OCR、文本分析、人工智能和机器学习技术从文档中提取数据，然而这一方式十分昂贵。

受监管行业、公共部门和对长期保留、保护和保存数字信息有严格要求的组织必须理解新创作方法的风险和回报。某些类别的文档，如协议或合同，具有法律效力，必须以可信的方式保存。为了处理更具交互性、模块化和注入结构化数据的文档，必须设计新的方法来锁定用于证据目的的数字记录。

一代人以来，微软 Office 一直是主流创作平台。其早期的 Fluid Framework 项目鼓励开发人员查看可重用模块中的内容，并在应用中提供实时更新。Adobe 在Acrobat Reader 移动应用程序中推出了 Liquid Mode，以在移动设备上提供革命性的 PDF 阅读体验，解决手机阅读 PDF 的长期问题，并为将来从静态 PDF中智能提取数据和结构奠定重要基础。广泛采用这些新模式需要时间，但主要的内容创作和管理平台必须从现在开始行动，以满足未来的客户需求。

未来的工作仍将依赖文档，但创作和交付方式将发生变化。文档将是数据驱动的，并为其目标受众专门创建。新冠疫情促进了分布式远程工作模式的发展，加速了云生产力工具的广泛应用。支持云创作、协作和沟通的供应商正在重新衡量文档的生成和分发模式，重点关注模块化内容，日益依赖元数据和结构，以及流畅、实时的更新。Forrester 预计，这一革新阶段将持续到 2022 年底，并在五年内成为主流。在此期间：

将客户体验和客户需求作为数字化转型工作的中心，现已经成为一种惯例。然而，文档很少为满足受众的需要而生成，它们是在创作者的舒适区内创建的。

纸质文档的思维模式主导了主流文档的创作方式，扼杀了创新。数据驱动的观点将取代文档、纸质页面和文件夹的管理模式。

内容平台演化将超越文档和文件夹。企业内容管理日益现代化，并转变为云端和服务驱动的架构。当今的平台是围绕文档和文件夹的范例构建的。未来，文档将更加流畅、模块化和结构化，以将底层信息与其展示方式分离。强有力的元数据优先策略必须取代文件夹，作为组织规范，并成为自动化和人工智能的基础。

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