如果你不跟上行业的步伐，企业界可能会很困难。在与其他组织保持联系的同时拥有一个坚实的沟通渠道是当今业务的关键方面之一。虽然曾经有一段时间，维护准确的记录和保持快速的通信对许多组织来说是一个挑战，但如今，EDI解决方案使其变得超级简单。
电子数据交换是简化两个合作组织之间基本数据传输和通信的最必要的技术之一。你看，公司不能自己处理一切。有些公司更愿意将业务留在内部，而有些任务则需要外包。与其他利基组织合作是保持运营质量的好方法。然而，这类合作的基础主要取决于这两者的通信质量。
电子数据交换是加强平行工作的两个组织之间关系的一种流行方式。如前所述，一些操作是内部的，例如客户处理、交付项目和满足其他操作的要求。此外，组织的外部要求通常与购买和销售服务/商品、维护员工福利、跟踪采购订单等有关。每家公司都自行决定或视情况管理内部沟通；然而，对于每一位专业的电子数据交换顾问来说，它已经成为维护外部通信通道的最终标准。
但是为什么呢？你想知道为什么EDI接管并改变了公司之间的沟通方式吗？吸引哪怕是最小的企业投资建立电子数据交换渠道的优势是什么？您是否也希望实施EDI，但不知道这是否值得投资？如果是的话，那么所有问题的答案将在你的决策中发挥重要作用。今天，希望你能通过这篇文章得到所有答案。
不用多说，让我们先了解什么是EDI以及它是如何工作的。
电子数据交换：基本原理概述
EDI是两家公司之间以标准化方式交换数据的电子方式。标准化通信是指创建一种普遍用于交换数据的格式。使用了一些格式，并对信号进行了解释，最好的部分是过程中几乎没有任何人机交互。为什么这是最好的部分？嗯，对于初学者来说，这一过程是自动化的，跳过时间表的可能性为零。其次，由于该过程是电子的，因此它保持了共享信息不变。
EDI标准设定了代码和格式，用于在贸易伙伴之间传输关键信息。为了更深入地了解整个过程，让我们以EDI 850为例。EDI 850是指两个共同工作的公司之间的采购订单交易。通常，采购订单被视为启动交易的基本要求，买方通过该交易将其要求传达给卖方。如果你要这样做，你可以先准备一份清单，然后直接交给卖家；然而，这可能没有提到几个关键因素或跳过列表上的几个项目。
借助EDI 850，您可以消除此类问题，只需使用EDI事务来传达您的需求。850是采购订单的一套代码，它统一了所有公司的功能。这在理想情况下意味着，如果您是服务提供商，您将从您的贸易伙伴处收到EDI 850，而不管是谁订购的。简言之，如果您与两个类似的组织合作，您无需担心采购订单的多种格式，因为这两种格式将以相同的格式共享其请求，从而创建一种更易于理解和管理的通用模式。
足够了解它的工作原理；让我们直接跳到电子数据交换提供商带来的好处上来，并试图理解为什么即使是很小的好处也应该考虑从专业人士那里获得EDI服务。
EDI的好处：它比你想象的要多
许多企业都有EDI的基本思想，但他们避免实施EDI，因为建立EDI网络的渠道需要一点投资，以实现顺畅的交换。有单独的EDI网络运营商专门用于电子数据交换的功能，它需要您为您的组织投入一些资源。
虽然这些小企业认为手动发送和接收数据比使用电子方法便宜，但他们经常发现自己处于数据丢失或被误解的情况下。人的因素总是需要问责的，因此EDI是一种更好的前进方式。如果您也是仍在使用手动数据共享和通信来交换信息的人之一，请查看以下好处，以了解您错过了什么。
EDI的5个关键好处可以改变你的观点
好处1-增强安全性
手动数据共享带来的最大威胁之一是在过程中泄露信息或数据的想法。当你有一个可以跟踪到核心的书面记录时，数据泄漏的可能性会呈指数级增加。更不用说，有时一些报告中包含机密和敏感数据，这些数据不应被篡改。
EDI通过一个巨大的差异增强了安全性，因为现在接收器和发送器都是计算设备，这意味着在传输过程中没有泄漏的机会。保护员工数据是任何组织的关键方面之一，借助EDI，您可以消除文件、电子邮件或任何其他类型的数据传输机制带来的所有安全问题。
好处2-降低实施成本
虽然将团队专门用于通信似乎比建立EDI更容易，但统计数据表明，实施EDI的成本低于公司最终在专用资源上的支出。想想看，从纸张、打印、邮费和存储，到您必须用于数据输入、归档、复制、审阅和检索文档的费用和资源，一切成本都可以轻松地降到最低。
不可否认，建立EDI在一开始可能需要一些额外的投资，因为你必须建立整个平台，从机器到网络；然而，你永远不要忘记，这是一项一次性投资，随着时间的推移，它带来的节约很容易收回。不要忘记业务的基本规则，手动流程的成本总是高于可以自动化的成本。
不要认为金钱是你付出的唯一代价；想想你需要为一个手动过程投入的资源库，并将其与一个自动化系统进行比较，以发现其中的差异！
好处3-提高准确性和效率
现在，许多企业都在寻找理想的通信和数据交换渠道。数据的准确性至关重要，因为事情应该按预期进行传递，效率是任何公司都不应妥协的。当一个过程依赖于人的交互时，它容易出错，因为误解、打字错误或信息缺失的可能性很高。EDI解决方案提供的基于系统的通信始终是可靠的，因为问题是可追踪的。
就效率而言，当您不依赖他人为您完成流程，并且流程是自动化的，系统接收和解释数据以供您理解时，效率已经高于您可以从手动方法中获得的效率。此外，当你降低了成本、投入和努力时，你得到的结果比你想象的要高效得多。
好处4-加快过程
创建诸如发.票、采购订单或像员工数据表这样全面的文档来维护福利和保险可能会成为一项繁琐的任务。手动策划所需的细节通常需要花费大量的时间和精力，因为它需要手动格式化。在EDI服务的帮助下，可以加快该过程以提高效率。这个想法很简单，你为文档设置了一种格式，每次你需要它时，你都会以最小的努力生成文档。
这使过程变得超级平稳和快速，因为您不再依赖于他人手动创建供您发送的文档。更不用说，EDI交付文档的速度似乎永远存在于系统中。美国EDI服务提供商的接收和发送过程要快得多。
好处5-易于跟踪的结果
当以电子方式记录时，过程很容易追踪。您可以轻松地输入id并跟踪交换的状态。通常，对于物理副本和邮件，检查状态的灵活性是缺失的，因为一旦您从您的终端共享了它，就很难跟踪它的确切状态。好的，EDI确保您在它通过专门用于此类通信的路径传输时知道它。在这个频道上没有其他事情可以做，因为它已经为同样的设置了标准。
可追溯性对于保持过程的透明度很重要。沟通越透明，力量就越好；因此，你不再需要为此感到压力。只有当你经历它时，你才能理解它！
除了上述好处外，还有多个因素有利于为小企业和内部通信选择EDI解决方案。对于数据交换的质量、格式的有效性以及满足专业标准，您可以始终保持放松。由于ASC规范了整个过程，从长远来看，这项一次性投资可以为您带来很多成功。无论你的贸易伙伴是谁，如果他们有EDI渠道，你都可以从中受益。
这将我们带到这篇文章的末尾。EDI的实施带来了更多的好处。从一个角度来看，除了上面提到的好处之外，它还有一个核心好处，那就是它可以很好地管理通信。因为所有的东西都是电子的，所以你不需要把自己埋在一堆纸迹里，就可以有一个完整的通信记录。希望您能了解EDI实施对您的组织有多大益处。祝你好运，下次见！
原文标题：5 Benefits of Electronic Data Interchange
原文作者：Scarlett Brown
原文链接：https://dzone.com/articles/5-benefits-of-electronic-data-interchange
