项目管理软件选型时应注意的8大要素

CIO发展中心 2021-02-22

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企业，无论规模大小，都要处理许多项目、计划、任务。需要有一个解决方案可以帮助企业在计划和运行项目时，以准确、可预测和可盈利的方式使一切保持井井有条。项目管理软件是最有用的工具之一，通常被用于项目计划、时间管理、资源分配和变更管理，帮助公司提高竞争力，使其从行业中脱颖而出。

但是软件的采购与选型不同于其它有形产品，在软件采购过程中，常常出现与业务人员的目标冲突、供需不匹配的情况，以及在产品选型、实施应用、成本控制、后续投资等方面都存在着较大的陷阱。因此，成功购买项目管理软件必须考虑以下几个问题：

是否易操作

我们要注意，采购了项目管理软件后，是要给谁日常用的呢？不是领导，而是普通的项目成员。他们要每天在里面执行自己负责的任务，去更新任务状态，出现了偏差要及时通知到相关人。

所以在选择工程项目管理系统时，一定要考虑到员工操作的难易程度，能够让员工很快上手的工具，可以节省大量的操作培训时间，进而加快项目进度。

否则项目成员会因为要额外花很多时间来学习如何使用软件，而不愿意使用它。离开了项目成员输入的各种任务信息，项目管理软件是没有用的。

功能是否涵盖了项目中常用的需求

首先，企业要考虑项目管理软件能否匹配企业当前的项目模式，以及为当前的项目管理痛点提供解决方案。例如对于IT研发类型的项目，你可能会采用瀑布模型和敏捷迭代两种不同的管理模式，项目管理软件能否同时满足两种模式的应用需求？

如果你需要解决进度反复难以监控、破解90%完成是神话的难题，软件能否提供有用的监控工具为你快速定位问题来源，例如里程碑表、工作分解结构、关键路径、完成状态看板等。另外，你是否需要项目管理办公室，帮助你从多项目角度进行进度监控，成本控制和资源协调等需求。

任何系统工具都会有自己独特的功能，无论是个人还是团队在选择一款系统时，需要看清系统的功能有哪些，哪些功能是工程项目管理必须要使用的，哪些功能是多余的。只有仔细分析这些功能信息，才可以帮助企业或团队找到合适的系统工具。比如项目预算、费用管理、任务管理、项目文档管理、bug管理、项目知识库管理等。

软件是否灵活，可让用户自定义

除了个别的针对细分行业的项目管理软件，大多数其实都是针对通用行业的。那可能系统默认提供的任务信息就不太符合你的行业。

系统要允许用户能够自定义一些字段。比如，审核人下拉列表，任务属性是必做还是选做，加一些公式字段自动计算任务逾期天数等等。

软件的集成扩展性

企业对于项目的管理要求大多是随着项目发展循序渐进的。纵向深度来说，项目管理涉及到十大知识领域，横向业务来说，项目管理跟其他销售、采购、财务、人力资源等领域其实是相辅相成的，例如结合CRM作客户交付项目管理或结合SRM作项目型采购管理。

企业既要考虑软件能否满足当前的项目管理痛点，同时还要考虑软件的应用领域是否齐全，能否满足后续拓展应用要求，企业选型的时候要结合长远考虑进行甄选。

比如，当CRM中，一个客户已经成交了，销售就可以从CRM里直接对这个客户新建一个项目，让实施团队去做交付，并且销售可以直接从CRM里看到实施到了什么程度，是否在这个节点需要进行交叉销售或者向上销售。

而实施团队，也应该能从项目管理软件里直接看到客户的联系信息等本来存储在CRM中的信息。甚至，从项目管理软件中，应该可以直接看到客户的回款情况。而这些，不是一个软件能解决的，通常是需要在三种软件之间做集成的。

便于团队沟通协作

项目管理是十分复杂的过程，需要不断与团队其他成员进行沟通来确定项目的进展。因此，良好沟通协作功能是必须的，它将有助于保证整个团队的信息畅通。

实时掌控项目进度

一个正常的项目流程包括启动、执行、监测控制、收尾等阶段，每个阶段都有不同的事情要处理，尤其是在执行和监测阶段，管理尤其复杂，因此项目进度的把控是比较难做处理的。

有时候项目中的任务涉及到好几个环节，需要在好几个项目成员间流转，那么软件最好是能够将这种线下流程固化到线上。在后台设计好了任务流程之后，成员完成了自己的环节，点击提交按钮，系统就会自动把任务执行人改成下一个环节的负责人，并给他发邮件，他点击了邮件中的任务链接，就可以直接做任务，完了再下一步。这样项目管理就会比较井井有条，而不需要挨个问，任务进行到哪一步了，该谁做什么了，因为系统都自动控制了。

价格是否合理

对于规模不同的团队，项目管理软件应该提供不同的版本和价格，供企业按需选择。

厂商是否靠谱

比如软件推出多少年了，在中国有没有自己的数据中心、自己的客服团队，资金方面是完全依赖风投还是靠自身稳健盈利，等等。

项目管理工具的选型，前期需要花费一定的时间从易用性、自定义、可扩展性、便于沟通、实时查看进度、价格、厂商可靠性等多方面进行对比，并深度试用。因为一旦定下来，项目数据都会运行在里面，再进行迁移的话，既浪费时间又浪费金钱。

参考：Zoho云服务【观点】2020项目管理软件选型时应注意的7个要素

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