也许你会有疑问，纸质文件扫描并归档哪有什么难度？
一份两份确实不难，但是假设公司即将全面数字化，几十年累积的纸质档案都要全部转换成电子归档，并按年份、密级、项目等精细归档管理，还要方便人员搜索查阅，这样一来，难度就上升了。
传统的方法需要将每份纸质文件进行人工扫描、重命名、上传到文件服务器……几十年成千上万的材料不知要归到猴年马月，不仅消耗人力和时间成本，还易出错，另外还要考虑归档之后的查阅问题，急需借助工具来实现纸质文件电子化。
下面重点介绍云盒子企业网盘纸质文档扫描自动化归档解决方案，并展示相关的场景案例，希望能给你对纸质文档的扫描归档工作有一定的启发和帮助。
01、扫描后自动化归档
云盒子企业网盘的解决方案的亮点在于：自动化创建归档结构目录、自动命名档案，大大节省人工成本。
在公司内部搭建云盒子企业网盘系统后，纸质档案材料经扫描机扫描为PDF，PDF再经OCR进行智能识别，最后在云盒子自动化建立文件夹并归档。
系统架构图如下：
云盒子企业网盘这个自动化过程具体如何实现？下面举个场景。例如某公司的归档材料有固定格式和要求的，文件头部固定含有密级、保存时间、项目等关键词，所以这个自动化的过程是：经OCR识别、提取关键词、云盒子自动创建关键词目录、最后归档。
您也可以发散到红头文件、白头文件、公布性文件、票据等材料归档，原本可能耗时几个月的工作量现在通过云盒子企业网盘可以压缩到几天，不费力也无需担心人工手动出错。
02、全文检索，获取特定资料
根据文件名称搜索PDF、图片等归档材料是企业网盘的基础和基本功能，这样的产品随处可见，但能对PDF、图片做内容检索的企业网盘产品就不多了。
云盒子企业网盘通过OCR技术实现对PDF的内容检索。此外，你还可以根据文件标签、文件夹备注、修改时间、大小、以及修改者进行检索，通过丰富的组合检索，帮助你更快找到材料。
03、一处更新、全局同步
当有新的上传，或已产生覆盖更改，云盒子企业网盘如何实现全员同步更新？
其实在云盒子企业网盘中，同步更新也是自动化的过程。
一方面，例如将电子票据、电子档案等保存进本地的同步目录，那么这些电子档案将自动上传至云，无需手动上传。另一方面，文件自动同步到云端后，所有有权限访问的用户都能自动获得最新的资料，无需通知，无需下发，可谓一处更新，全局同步。
扫描归档是保障数据安全的方式之一，如何更高效、更智能地实现与管理，也是企业需要探讨的话题。
云盒子企业网盘自动化归档、智能检索与同步一体化解决方案，让企业以更轻松的方式，实现档案数字化升级。企业网盘与OCR，联手解决纸质文件扫描归档及搜索难题
