人事档案管理是所有公司、机构都需要的一项管理内容，这项管理的范畴可大可小，坐拥几万、几十万、上百万人的大型企业需要极为复杂的人事档案管理系统，可能价格要几千万才能建立（瞎猜的，可能不止），就连一些小微企业来说，也要做考勤、做招聘、做薪酬。所以人事档案管理软件具有普适性。
建立人事档案是一项比较基础的工作，对于只有十几个人甚至几个人的小公司来说，建立人事档案不需要用大型统建系统。而且比较适合一企一策的建立策略，因为企业不同，对人力资源管理的内容需求也不尽相同。
对于百人以下的小微企业来说，采用Access数据库建立一个简单的人事档案管理软件是比较合适的选择。
我看过很多的公司统计人员用比较笨拙的Excel方法，其实也不能说是笨拙，用Excel统计人员也可以，但是人员情况是会变化的，比如说年龄会改变，工资薪酬会改变、职业技能会增加，而Excel缺乏一些能够处理这些变动的因素设置。
尤其是很多档案内容是和KPI、薪酬管理联系在一起的，涉及到员工收入进而影响到员工的积极性，因此把人事档案管理内容做精做细是比较重要的事情。
一、需求设计
本实战案例，需求应该是比较简单的，主要的核心目的在于分享重要的Access核心思想，我称之为“变动思想”，也就是说用Access建立的人事档案管理软件，我们的着眼点和落脚点应该是各项信息的变动，比如职务的变动、学历的变动，把员工的个人履历随着时间发生的变化记录下来才是我们要做的事情。
因此人事档案软件需求设计最重要的就是：按照时间顺序记录员工的个人技能增长情况。
由于人事档案管理的框架非常的大，我在这个案例的需求中，只包括一些基本要素：个人基本信息、学历变动、职务变动。
其余的比如薪酬管理、培训管理、绩效管理、考核管理，这些比较具体也比较重要的需求将另开专栏进行软件设计讲解。
二、功能设计
主窗体
我设计的这个人事管理主界面只有一个，员工查询界面，可以根据员工姓名，在主界面查询员工个人基本信息、学历变动信息、职务变动信息。
辅助窗体
辅助窗体就是更改三项主要信息的三个更改窗体：个人信息更改窗体、学历变动信息更改窗体和职务变动信息更改窗体。
报表
另外还要根据需求，可以按照人员姓名查询并打印人员信息报表。报表尺寸为A4纸大小。
三、表设计
表的设计划分为：固定表和变动表。
固定表的范畴：就是轻易不会改变的档案元素，比如出生日期、性别、姓名等信息。当然这些元素不可更改也不是完全绝对的。
变动表的范畴：凡是可预期会变化的元素，尤其是比较重要、需要记录的变动元素，称之为变动表。
表的设计是Access设计的最基础部分，也是最重要部分。表的设计应当简单直白，而且数量应当严格控制。
四、设计过程
在确定了需求、功能和表的设计过程后，软件设计过程变得简单起来。
软件的核心是个人档案查询界面。
本框架重点围绕着员工档案查询窗体展开设计，如上图所示，本窗体的主要元素包括：
标题行。其中包括窗体名称“个人档案查询”，姓名查询文本框、档案修改按钮、职务变动按钮、刷新按钮等按钮。是用来进行窗体操作的窗体页眉。
个人档案查询子窗体。
学历变动子窗体。
职务变动子窗体。
这几个子窗体的设计均采用分割窗体的设计模式，技术上没有难度。
人事档案管理数据库设计的核心思想，就是固定表和变动表的区别。
应该说明，本数据库是一个框架方案，没有进行细化，而且报表功能还没有设计，但是框架搭建的我觉得比较坚实。因此也是我比较喜欢的一个数据库。
本数据库还可以增加很多功能，在接下来的分享中我会逐一进行讲解和分享，比如薪酬管理、考勤管理、招聘管理，Access数据库的设计思想都有很多帮助。
继续跟大家推荐一下两本教材，我觉得是写Access数据库入门比较好的教材：
